Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von SIMA ist:

Inhaberin: Ina Strauch

SIMA ist eine Anwendung zur Planung, Durchführung und Dokumentation von Fahrzeugüberführungen und den damit verbundenen Arbeitsaufträgen. Die Anwendung besteht aus einer Webanwendung, einer mobilen Anwendung und den zugehörigen Serverdiensten.

Bei der Nutzung von SIMA werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der Anwendung, zur Durchführung von Arbeitsaufträgen, zur Dokumentation von Fahrzeugüberführungen sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Systems erforderlich ist.

Für die Nutzung geschützter Bereiche von SIMA ist ein Benutzerkonto erforderlich.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name des Benutzers
• E-Mail-Adresse bzw. Benutzerkennung
• Benutzerrolle und Berechtigungen
• Zeitpunkte von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Ereignissen
• technische Sitzungs- und Authentifizierungsinformationen

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über das SIMA-Backend. Die Mobile-App kann Authentifizierungsinformationen in einem vom Betriebssystem bereitgestellten sicheren Speicher hinterlegen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Benutzerkontos, zur Zugriffskontrolle und zur sicheren Nutzung der Anwendung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, zuverlässigen und zugriffsgeschützten Bereitstellung von SIMA.

Im Rahmen der Durchführung von Fahrzeugüberführungen verarbeitet SIMA Daten zu Aufträgen, Routen, Fahrzeugen und beteiligten Personen.

Hierzu können unter anderem gehören:

• Auftragsnummern und Auftragsinformationen
• Abhol- und Zielorte
• Kontaktdaten von Ansprechpartnern
• Fahrzeughersteller und Fahrzeugmodell
• Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN)
• Kennzeichen
• Fahrzeugkategorie
• Kraftstoff- und Getriebeart
• Erstzulassung
• Kilometerstände
• Tank- bzw. Ladezustände

Die Daten werden verarbeitet, um Fahrzeugüberführungen zu planen, durchzuführen und gegenüber Auftraggebern nachvollziehbar zu dokumentieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich ist. Soweit darüber hinaus eine Verarbeitung zur Dokumentation, Nachvollziehbarkeit oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen einer Fahrzeugübernahme oder Fahrzeugübergabe können über die Mobile-App Fotos aufgenommen oder vorhandene Bilder ausgewählt und an SIMA übertragen werden.

Diese Fotos dienen insbesondere der Dokumentation des Fahrzeugzustands, vorhandener Schäden sowie der Durchführung des jeweiligen Arbeitsauftrags.

Auf den Bildern können abhängig von der konkreten Aufnahme neben dem Fahrzeug auch Kennzeichen, Dokumente oder Personen erkennbar sein. Benutzer sollen daher nur solche Inhalte aufnehmen, die für die Durchführung und Dokumentation des Arbeitsauftrags erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Fotodokumentation zur Durchführung und Dokumentation des Überführungsauftrags erforderlich ist. Die weitere Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Nachvollziehbarkeit der Fahrzeugübergabe sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

SIMA ermöglicht die Erfassung von Unterschriften im Zusammenhang mit Fahrzeugübernahmen und Fahrzeugübergaben.

Die Unterschriften werden zusammen mit den für das jeweilige Überführungsprotokoll relevanten Auftrags- und Fahrzeugdaten verarbeitet. Aus diesen Informationen wird ein digitales Überführungs- bzw. Übergabeprotokoll erstellt.

Das fertige Protokoll kann dem jeweiligen Auftraggeber oder anderen zur Abwicklung des Auftrags berechtigten Empfängern bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung und Dokumentation des jeweiligen Überführungsauftrags. Die weitere Aufbewahrung kann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, soweit sie zur Nachvollziehbarkeit des Auftrags oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Benutzer können im Rahmen eines Arbeitsauftrags Belege oder sonstige Dokumente hochladen. Hierzu können beispielsweise Tank-, Lade-, Maut-, Park- oder sonstige auftragsbezogene Belege gehören.

Die Verarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Abwicklung, Abrechnung und Dokumentation des jeweiligen Auftrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung und Abrechnung des Auftrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Mobile-App kann, soweit der Benutzer dies erlaubt, auf Gerätefunktionen wie Kamera oder Fotomediathek zugreifen. Diese Berechtigungen werden ausschließlich verwendet, um die vom Benutzer ausgewählten bzw. aufgenommenen Bilder für die jeweilige Funktion innerhalb von SIMA zu verwenden.

Die jeweilige Berechtigung kann über die Systemeinstellungen des mobilen Geräts verwaltet oder widerrufen werden.

Beim Zugriff auf SIMA werden aus technischen Gründen Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Zeitpunkt des Zugriffs
• aufgerufene Funktionen bzw. technische Endpunkte
• HTTP-Statuscodes
• Informationen zu technischen Fehlern
• Browser-, App- oder Geräteinformationen, soweit diese technisch übermittelt werden

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung der Anwendung, zur Fehleranalyse und zur Verhinderung bzw. Aufklärung von Missbrauch und Sicherheitsvorfällen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung von SIMA sowie der Erkennung und Analyse technischer Fehler und Sicherheitsvorfälle.

Server- und Protokolldaten werden grundsätzlich für 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall zur Untersuchung eines technischen oder sicherheitsrelevanten Vorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die SIMA-Webanwendung, das Backend, die Datenbank sowie die zugehörigen Serverdienste werden über Amazon Lightsail betrieben. Amazon Lightsail ist ein Dienst von Amazon Web Services (AWS).

Amazon Web Services EMEA SARL
38 Avenue John F. Kennedy
L-1855 Luxemburg
Luxemburg

Der für SIMA verwendete Anwendungsserver sowie die zugehörige PostgreSQL-Datenbank befinden sich in der AWS-Region Frankfurt (Deutschland).

Für Sicherungen der SIMA-Infrastruktur werden ausschließlich Backup- und Snapshot-Funktionen von Amazon Lightsail verwendet. Es werden keine personenbezogenen Daten zu einem zusätzlichen externen Backup-Anbieter übertragen.

Im Rahmen des Hostings, des Datenbankbetriebs und der Datensicherung verarbeitet Amazon Web Services technische und gegebenenfalls personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung und zum Betrieb der Infrastruktur erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für den Einsatz des Hosting-Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, zuverlässigen und leistungsfähigen Bereitstellung der SIMA-Infrastruktur.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Amazon Web Services gelten die mit AWS vereinbarten Bedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, insbesondere das AWS Data Processing Addendum.

Soweit im Rahmen der Bereitstellung der AWS-Dienste eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, werden hierfür die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Garantien zugrunde gelegt, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.

Die für SIMA verwendete Domain wird über STRATO verwaltet.

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

Im Rahmen der Domain- und DNS-Bereitstellung können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung und Erreichbarkeit der SIMA-Domain.

Soweit SIMA E-Mails versendet, beispielsweise zur Übermittlung von Überführungsprotokollen oder anderen auftragsbezogenen Informationen, erfolgt der Versand über die von STRATO bereitgestellte E-Mail-Infrastruktur.

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

Hierbei werden die für den Versand erforderlichen Empfängerinformationen sowie die Inhalte der jeweiligen E-Mail verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und nachvollziehbaren geschäftlichen Kommunikation.

Soweit STRATO personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Personenbezogene Daten werden nur an Stellen weitergegeben, soweit dies zur Durchführung des jeweiligen Arbeitsauftrags, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zum technischen Betrieb von SIMA erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• der jeweilige Auftraggeber
• berechtigte Mitarbeiter und Fahrer
• Amazon Web Services als Hosting-, Datenbank- und Backup-Dienstleister
• STRATO im Rahmen der Domain-, DNS- und E-Mail-Bereitstellung
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die in SIMA verarbeiteten Daten gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Benutzerkonten: Die Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Nutzungsberechtigung gespeichert. Nach Beendigung der Nutzungsberechtigung werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
• Auftrags- und Fahrzeugdaten: Die Daten werden grundsätzlich für zwei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Auftrags aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
• Fotos und Schadensdokumentation: Fotos und Schadensdokumentationen werden grundsätzlich für zwei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Auftrags aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
• Unterschriften und Überführungsprotokolle: Unterschriften und Überführungsprotokolle werden grundsätzlich für zwei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Auftrags aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
• Belege: Belege werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
• Server- und Protokolldaten: Diese werden grundsätzlich für 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall zur Untersuchung eines technischen oder sicherheitsrelevanten Vorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die SIMA-Webanwendung verwendet keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

Im Rahmen der Anmeldung werden ausschließlich technisch erforderliche Informationen zur Authentifizierung, Sitzungsverwaltung und zum angemeldeten Benutzer gespeichert. Diese Informationen sind erforderlich, um den Benutzer innerhalb der geschützten Bereiche von SIMA zu authentifizieren und die für ihn vorgesehenen Funktionen und Berechtigungen bereitzustellen.

Die im Zusammenhang mit der Anmeldung lokal gespeicherten Authentifizierungs- und Benutzerinformationen werden beim Abmelden aus SIMA gelöscht.

Es findet über diese Speichermechanismen kein Tracking des Nutzungsverhaltens zu Werbe- oder Marketingzwecken statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Speicherung für die Bereitstellung der Anwendung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren Authentifizierung und Zugriffskontrolle.

SIMA verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste zur Auswertung des Nutzungsverhaltens oder zu Werbezwecken.

Insbesondere findet keine Erstellung von Nutzerprofilen für Werbe- oder Marketingzwecke statt.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte können sich betroffene Personen an uns wenden:

office@s-intercon.de

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für S-InterCon Fahrzeugüberführungen ist aufgrund des Unternehmenssitzes in Niedersachsen grundsätzlich folgende Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland

www.lfd.niedersachsen.de

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Funktionen von SIMA, gesetzliche Vorgaben oder die eingesetzten Dienstleister ändern.

Es gilt die jeweils unter dieser Adresse veröffentlichte aktuelle Fassung.